Månedsoppgjøret: tre spørsmål, én liste

Spørsmål 1: hvem møtte?

Svaret skal komme fra timeplanen, ikke fra hukommelsen. Hver fast time i perioden er enten merket eller ikke merket, og de umerkede er arbeidslisten din.

Bruk de samme fem utfallene hver gang: gitt, uteblitt og belastet, uteblitt med varsel, avlyst av læreren, erstatningstime. Merk dem helst samme uke. Noen uker senere husker ingen om eleven var syk den uka eller uka før, og da begynner gjettingen.

Spørsmål 2: hvem har en erstatningstime til gode?

Dette skal ikke være en vurdering i oktober. Det skal følge av regler du satte før semesteret: om avbud med varsel gir erstatningstime i det hele tatt, hvor mange som kan opptjenes per måned eller semester, og hvor mange dager en erstatningstime varer.

Når reglene er skrevet ned, er svaret mekanisk: hver uteblitt time med varsel enten ga en erstatningstime, eller så sier linjen hvorfor den ikke gjorde det — taket var nådd, eller planen gir ikke erstatning. Timer du selv avlyser er et eget tilfelle: de bør aldri belastes, og på semesterpris bør de gi en erstatningstime som ikke utløper.

Spørsmål 3: hva skylder hver familie?

Hvis de to første spørsmålene er besvart med daterte linjer, er dette ren addisjon: timer og avgifter som belastes, minus betalinger, pluss eventuelle justeringer. Saldoen skal aldri skrives inn for hånd — i det øyeblikket finnes tallet to steder, og de begynner å sprike.

Regn det som en bankutskrift: en linje per hendelse, saldo etter hver linje. Da kan du svare på «hva skylder vi nå?» uten å regne, og på «hvorfor?» ved å peke.

Oppmøtelisten og fakturaen er samme liste

Den vanligste kilden til feil er at oppmøte føres ett sted og penger et annet. En time som flyttes blir da merket i den ene listen og fakturert fra den andre.

Hold én liste med daterte hendelser per familie — timer, belastninger, betalinger, justeringer — og la både oppmøteoversikten og kontoutskriften være utsnitt av den. Da kan de ikke gli fra hverandre, fordi det bare finnes én.

Ti minutter, én gang i måneden

1. Gå gjennom umerkede timer i perioden og merk dem.
2. Før betalingene som har kommet inn, med datoen pengene kom.
3. Se over erstatningstimene: hvem har noe til gode, og utløper noe snart?
4. Send kontoutskriften til familiene som skylder noe.
5. Rett eventuelle feil med en ny, datert linje og en begrunnelse — aldri ved å endre en gammel.