LessonbookFakturering for musikklærere og privatlærere
«Fakturering er vanskelig å få grep om hvis du ikke er matematisk anlagt», skriver en privatlærer i en anmeldelse på Capterra. Det er ikke matematikken som er vanskelig. Det er at timer, avbud, pakker og betalinger skjer på forskjellige dager og må huskes i riktig rekkefølge. Med en fast metode blir det rutine.
1. Velg én betalingsmodell per familie
• Per time: enklest å forstå, men gir mest å føre, og avbud blir et spørsmål hver gang. • Per semester: forutsigbar inntekt, men krever tydelige regler for avlyste timer og ferier. • Timepakke: familien betaler på forhånd for et antall timer, og du fører hvor mange som er igjen. Det går fint å ha ulike modeller for ulike familier, så lenge hver familie bare har én.
2. Merk hver time samme uke
Bestem deg for fem utfall og bruk dem hver gang: gitt, uteblitt og belastet, uteblitt med varsel, avlyst av læreren, og erstatningstime. Merk timene fortløpende, helst samme dag. Etter tre uker husker ingen lenger om Emma var syk den 9. eller den 16.
3. Før betalingene når pengene faktisk kommer
Før innbetalinger på datoen de kom inn på Vipps eller konto, på riktig familie, med referansen de brukte. En fast betalingsreferanse per familie gjør det enkelt å se hvem som har betalt, også når en besteforelder betaler.
4. Send en kontoutskrift, ikke bare en faktura
En faktura sier hva som skal betales. En kontoutskrift viser også hvorfor: hver time, hvert avbud, hver erstatningstime og hver betaling, med løpende saldo. Foreldre som kan se linjene selv, spør sjeldnere, og når de spør, kan dere peke på samme linje.
5. Fem minutters kontroll hver måned
Sjekk at alle timer i måneden er merket, at alle betalinger er ført, og at saldoen på siste linje for hver familie stemmer med det du selv mener. Rett feil med en ny linje og en begrunnelse, aldri ved å endre et gammelt tall.
Ofte stilte spørsmål
Trenger jeg et betalingssystem for å fakturere elever?
Nei. Mange privatlærere får betalt med Vipps eller bankoverføring og fører innbetalingene selv. Det viktige er at hver betaling føres på riktig familie og dato.
Hvordan unngår jeg at samme time faktureres to ganger?
La saldoen regnes ut fra én liste over timer og betalinger, i stedet for å føre den i flere regneark eller fakturaer. Da finnes hver time bare ett sted.
Hva koster Lessonbook?
Lessonbook har én pris per måned, uansett hvor mange elever du har, og kan prøves uten konto.