LessonbookFakturamal for musikktimer
En faktura for musikktimer er ikke som en vanlig faktura. Foreldre spør sjelden «hva er totalen». De spør «hvilke timer betaler jeg for her, og hva skjedde med den vi meldte avbud til?». En mal som bare viser et beløp og en forfallsdato svarer ikke på det, og da kommer spørsmålet som e-post i stedet.
Hva en timefaktura må vise
• Perioden den gjelder, med en inngående saldo hvis noe sto ubetalt fra før.
• Hver time på en egen linje, med dato og utfall: gitt, uteblitt og belastet, uteblitt med varsel, avlyst av læreren, eller erstatningstime.
• Erstatningstimer: opptjent, brukt, nektet fordi taket var nådd, eller utløpt — hver med dato.
• Forhåndsbetalte timer igjen, hvis familien har kjøpt en pakke.
• Betalinger som er mottatt i perioden, med dato og måte.
• Løpende saldo etter hver linje, og summen til slutt.
• Betalingsreferanse, kontonummer eller Vipps-nummer.
• Én setning om hva familien gjør hvis en linje ser feil ut.
Malen, i ren tekst
Kopier denne og fyll inn. Den fungerer i e-post, i Word og som utgangspunkt i et regneark.
KONTOUTSKRIFT – [lærerens navn]
Familie: [familienavn] Elev: [elevnavn]
Periode: [fra dato] – [til dato]
Betalingsreferanse: [referanse]
Inngående saldo per [dato]: [beløp]
Dato Hva Beløp Saldo
[dato] Time gitt [beløp] [saldo]
[dato] Uteblitt med varsel · ga erstatningstime [beløp] [saldo]
[dato] Avlyst av læreren · belastes ikke [–] [saldo]
[dato] Betaling · [Vipps/konto] [-beløp] [saldo]
[dato] Erstatningstime · brukte én [–] [saldo]
[dato] Time gitt [beløp] [saldo]
Å betale: [beløp] Forfall: [dato]
Erstatningstimer til gode: [antall] (første utløper [dato])
Forhåndsbetalte timer igjen: [antall]
Betales til [kontonummer / Vipps], merk med [referanse].
Ser en linje feil ut? Si fra, så retter vi den med en ny, datert linje.
Hvorfor en kontoutskrift slår en faktura
En faktura sier hva som skal betales. En kontoutskrift viser hvorfor, og det er «hvorfor» foreldre spør om. Når hver time står med dato og utfall, kan dere peke på den samme linjen i stedet for å huske ulikt.
Det har en praktisk bieffekt: du slipper å føre regnskapet to steder. Fakturaen er et utsnitt av den samme listen du allerede bruker til å holde styr på timene.
Fallgruver i egne maler
• Saldo som skrives inn for hånd. Da finnes tallet to steder, og de gir fra hverandre første gang en time flyttes.
• «Saldo overført» kopiert fra forrige faktura. Rettes den gamle fakturaen etterpå, er det overførte tallet fortsatt det gamle.
• Erstatningstimer som bare lever i hodet eller i en SMS. Skriv dem som linjer, med dato og utløp.
• Rettelser gjort ved å endre en gammel rad. Før heller en ny linje som annullerer den, med begrunnelse.
Slik lager Lessonbook den
Du merker timene etter hvert som de skjer og fører betalinger når pengene kommer. Kontoutskriften over er da ferdig utfylt: hver linje datert, saldoen regnet ut fra linjene, og en lenke familien kan åpne uten å logge inn. Den kan eksporteres til CSV eller skrives ut som PDF.
Lessonbook er gratis og krever ingen konto.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg bare bruke Excel?
Ja, og mange gjør det. Pass på én ting: la saldoen være en formel over linjene, aldri et tall du skriver inn. Det er den håndskrevne saldoen som gir fra fakturaen når en time flyttes eller en betaling kommer sent.
Må jeg sende noe hver måned?
Nei. Med en løpende saldo er utskriften riktig uansett når den leses, så du kan sende den ved semesterstart, midtveis, eller når en familie spør.
Hva om samme familie har to barn?
Hold én konto per familie og skriv elevnavnet på hver time. Da kommer alt på én utskrift, mens hver linje fortsatt sier hvilket barn den gjelder.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.