LessonbookSaldo overført fra forrige måned blir feil
«Bruker du funksjonen for overført saldo, er den oftere enn ikke helt feil.» Sitatet er fra en anmeldelse av et program for musikklærere på Capterra, oversatt. Overført saldo ser enkelt ut: det familien skyldte forrige måned, pluss denne måneden. Problemet er at tallet som overføres, er et øyeblikksbilde av noe som fortsatt kan endre seg.
Hva «saldo overført» egentlig gjør
Når en faktura viser saldo overført, har systemet tatt summen fra en tidligere faktura og lagt den inn som en ny linje. Fra det øyeblikket lever tallet sitt eget liv. Endres den gamle fakturaen senere, eller kommer en betaling som gjelder den, oppdateres ikke nødvendigvis tallet som allerede er overført.
Tre måter det går galt på
1. Den forrige fakturaen ble rettet etter at saldoen var overført, for eksempel fordi en time ble avlyst. Overført beløp er fortsatt det gamle. 2. En betaling ble ført med en dato før overføringen, men registrert etter. Den trekkes fra den gamle fakturaen, og den overførte saldoen tar den ikke med. 3. Ubetalte timer står både på den gamle fakturaen og i den overførte saldoen, og blir dermed telt to ganger når familien ser på begge. Felles for alle tre er at det finnes to kopier av det samme beløpet.
En løpende saldo i stedet
En bankutskrift overfører aldri saldo. Den viser inngående saldo for perioden, regnet ut fra alt som skjedde før, og deretter hver bevegelse med saldo etter hver linje. Gjør du det samme med elevtimer, trenger du ingen overføring: inngående saldo for oktober er ganske enkelt summen av alle linjer før 1. oktober. Rettes en septemberlinje, endres oktobers inngående saldo automatisk, fordi den regnes ut på nytt og ikke kopieres.
Sjekkliste før du sender neste faktura
• Er alle timer siden forrige utskrift merket, også de som ble avlyst? • Er alle betalinger ført på riktig familie, med datoen pengene kom? • Står hver rettelse som en egen linje med begrunnelse, heller enn som et endret tall? • Stemmer løpende saldo på siste linje med det du selv mener familien skylder?
Ofte stilte spørsmål
Må jeg sende faktura hver måned?
Nei. Med en løpende saldo kan du sende en kontoutskrift når det passer, for eksempel ved semesterstart og midt i semesteret. Saldoen er riktig uansett når den leses.
Hvordan viser jeg bare denne måneden?
Vis linjene for måneden med saldoen før første linje som inngående saldo. Den regnes ut fra de tidligere linjene og kopieres ikke.
Hva gjør jeg med en gammel overført saldo som allerede er feil?
Gå tilbake til siste dato du vet at familien sto riktig, før alt etter det som daterte linjer, og før én justering med begrunnelse hvis det gjenstår en differanse du ikke finner.