LessonbookHvordan sikrer jeg at saldo på elevkontoer stemmer med fakturaene mine
Du sikrer det ved å føre hver time, avlysning og betaling på samme sted som du fakturerer fra – ikke i to systemer. Da kan saldoen aldri avvike fra fakturaen, fordi de bygger på de samme tallene.
Den vanligste feilen
De fleste avvik oppstår fordi timer registreres ett sted (en kalender, et regneark) og fakturaer skrives et annet sted. Noen timer blir glemt, noen avlysninger blir ikke trukket fra, og saldoen i hodet ditt stemmer ikke lenger med det som står på papiret.
Sjekkliste før du sender faktura
Gå gjennom dette for hver elev før faktura sendes: Er alle gitte timer registrert? Er avlyste timer merket riktig – skal de betales eller ikke? Er forhåndsbetalte timer trukket fra saldoen? Er eventuelle timer som skal tas igjen holdt utenfor det som faktureres nå?
Hvordan Lessonbook holder saldo og faktura i sync
Lessonbook registrerer hver time som gitt, forhåndsbetalt, avlyst eller tatt igjen på én plass, og regner automatisk ut hva hver familie skylder ut fra disse registreringene. Fakturagrunnlaget hentes fra samme data som saldoen – du fakturerer aldri fra et annet tall enn det eleven faktisk skylder.
Det du fortsatt må gjøre selv
Lessonbook regner ut saldoen basert på det du registrerer. Det betyr at du må føre timene fortløpende – helst rett etter timen, ikke i etterkant fra hukommelsen. Et system kan ikke rette opp timer som aldri ble skrevet inn.
Avstem jevnlig, ikke bare ved fakturering
Sett av fem minutter i uken til å sjekke saldoen opp mot det du husker har skjedd. Jo oftere du avstemmer, jo mindre sjanse for at et lite avvik vokser seg til et stort problem før neste faktura går ut.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan sikrer jeg at saldo på elevkontoer stemmer med fakturaene mine?
Ved å føre timer, avlysninger og betalinger i samme system som genererer fakturaen. Da bygger begge tall på samme grunnlag, og avvik oppstår bare hvis en time ikke er registrert.
Hva gjør jeg hvis saldoen allerede ikke stemmer med fakturaen?
Gå tilbake til siste periode der tallene stemte, og legg inn hver time på nytt derfra. Det er kjedelig én gang, men nødvendig for å finne hvor avviket oppstod.
Kan Lessonbook garantere at saldoen alltid stemmer?
Lessonbook regner riktig ut fra det som er registrert, men systemet kan ikke vite om en time du glemte å føre. Riktig løpende registrering er fortsatt ditt ansvar.
Hvor ofte bør jeg sjekke at elevkontoene stemmer?
Vi anbefaler en kort sjekk hver uke, ikke bare rett før faktura sendes. Da fanger du opp feil mens du fortsatt husker hva som faktisk skjedde.
Må jeg følge bestemte regler for bokføring av elevbetalinger i Norge?
Om og hvordan du må bokføre inntekter fra privatundervisning avhenger av din virksomhetsform og omsetning, regulert blant annet av bokføringsloven i Norge. Sjekk med en regnskapsfører eller Skatteetaten for ditt tilfelle, og tilsvarende myndighet i andre land.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Faktura uten konto og binding
Se rommet ditt i ny stil
Delt doseliste for familien
Ukas vaktplan på en kaffepause