LessonbookHvordan lager jeg et system for å spore hvilke timer som er avlyst, gitt eller tatt igjen
Du trenger tre ting: en liste over elever, en status per time (avlyst, gitt, tatt igjen), og en regel for hva som skal faktureres. Lag det i et regneark hvis du vil teste det, eller bruk et verktøy som gjør utregningen for deg.
Hva systemet må holde styr på
For hver elev trenger du dato, om timen ble gjennomført, avlyst eller flyttet, og om den er betalt. Uten disse fire feltene mister du oversikten etter noen uker, spesielt når flere elever bytter time samme uke.
Sett opp en kolonne per elev
Lag en rad per planlagt time og en kolonne for status. Bruk faste verdier, for eksempel 'gitt', 'avlyst av elev', 'avlyst av deg' og 'tatt igjen'. Faste verdier gjør det mulig å telle automatisk senere, i stedet for å tolke fritekst.
Koble status til betaling
Avgjør reglene dine på forhånd: skal en avlyst time faktureres uansett, eller bare hvis eleven ikke sa fra i tide? Skriv ned regelen ett sted, så du bruker den likt for alle elever og slipper å huske unntak fra minne.
Hvorfor regneark ofte sprekker
Et regneark fungerer fint med fem elever og én fast ukeplan. Problemet oppstår når timer flyttes, noen betaler forskudd, og du skal se tilbake tre måneder for å sjekke hva som faktisk ble gitt. Da blir det lett feil i summene.
Dette gjør Lessonbook for deg
Lessonbook holder rede på hvilke timer som ble gitt, forhåndsbetalt, avlyst eller tatt igjen, og regner ut hva hver familie skylder ut fra det. Du slipper å bygge og vedlikeholde egne formler for dette.
Kom i gang uten å miste historikken
Start med elevene du har nå. Legg inn kommende timer og marker status fortløpende, i stedet for å forsøke å rekonstruere hele historikken bakover. Da har du en ren oversikt fra og med i dag.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan lager jeg et system for å spore hvilke timer som er avlyst, gitt eller tatt igjen?
Du trenger en liste per elev med dato og status for hver time, pluss en fast regel for hva som skal faktureres ved avlysning. Et regneark fungerer til å begynne med, men krever at du selv holder formlene oppdatert.
Bør avlyste timer faktureres?
Det er din regel å bestemme, ikke noe systemet avgjør for deg. Skriv ned regelen din, for eksempel om kort varsel utløser fakturering, og bruk den likt for alle elever.
Hvordan holder jeg styr på timer som skal tas igjen?
Gi den avlyste timen en egen status, for eksempel 'venter på ny time', og fjern statusen først når den nye timen faktisk er gjennomført. Da unngår du at timer forsvinner fra oversikten.
Kan jeg bruke et regneark i stedet for et eget verktøy?
Ja, det går fint med få elever og enkle regler. Når antall elever og unntak øker, blir det derimot lett feil i summene, og da er det tryggere med et verktøy som regner ut dette for deg.
Hva gjør Lessonbook konkret i dette systemet?
Lessonbook holder rede på hvilke timer som ble gitt, forhåndsbetalt, avlyst eller tatt igjen, og regner ut hva hver familie skylder basert på det.
Må jeg legge inn gammel historikk for å komme i gang?
Nei. Start med timene du har fremover og marker status fortløpende, så bygger du en pålitelig oversikt uten å bruke tid på å rekonstruere fortiden.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Faktura uten konto og binding
Se rommet ditt i ny stil
Delt doseliste for familien
Ukas vaktplan på en kaffepause