LessonbookNår familiekontoen ikke stemmer med fakturaene
«Hver måned stemmer ikke fakturaene og familiekontoene overens.» Det skriver en musikklærer i en anmeldelse av et kjent program for elevadministrasjon på Capterra, og en annen legger til: «Regnskapet mitt går aldri opp.» Feilen har nesten alltid samme rot. Saldoen er lagret som et eget tall, mens fakturaen er bygget av noe annet, og de to oppdateres hver for seg.
Hvorfor to tall kan gli fra hverandre
Mange systemer og regneark holder familiens saldo i én celle eller ett felt og endrer den hver gang noe skjer: en faktura lages, en betaling registreres, en time flyttes. Fakturaen lages et annet sted, ut fra timeplanen eller en mal. Så lenge hver endring treffer begge steder, stemmer tallene. Men én flyttet time som blir fakturert på nytt, én betaling ført på feil søsken, én faktura rettet for hånd etter at saldoen ble oppdatert, og de to sporene går hver sin vei. Ingen av dem er «feil» for seg selv, og det er derfor feilen er så vanskelig å finne.
Finn feilen på ti minutter
1. Velg én familie og finn den siste datoen du vet at alt stemte, for eksempel da de sist sto i null. 2. Skriv opp alt som har skjedd siden, i datorekkefølge: hver time som ble gitt eller belastet, hver semesteravgift eller pakke, hver betaling, hver erstatningstime. 3. Regn en løpende sum etter hver linje, slik en kontoutskrift fra banken gjør. 4. Sammenlign med det programmet eller regnearket sier. Den første linjen der summene skilles, er der feilen sitter. Typiske funn er en time som ble belastet to ganger fordi den ble flyttet, en erstatningstime som ble fakturert som ny time, en betaling ført på feil familie, eller saldo fra forrige måned som er tatt med to ganger.
Løsningen: én liste, to visninger
Feilen forsvinner når saldoen ikke lagres noe sted, men regnes ut fra én liste med daterte hendelser hver gang noen ser på den. Fakturaen eller kontoutskriften er da bare et utsnitt av den samme listen. Det finnes ikke to tall som kan gli fra hverandre, fordi det bare finnes ett. Den andre halvdelen er hvordan feil rettes. Endrer du en gammel linje, forsvinner sporet av hva som sto der. Fører du i stedet en ny linje som annullerer eller justerer den gamle, med dato og begrunnelse, kan både du og familien se hva som skjedde.
Slik fungerer det i Lessonbook
I Lessonbook merker du hver time som gitt, uteblitt og belastet, uteblitt med varsel, avlyst av læreren eller erstatningstime, og fører inn betalinger når de kommer. Saldoen, forhåndsbetalte timer og erstatningstimer regnes ut fra de linjene, og kontoutskriften familien får er den samme utregningen. En feilføring annulleres med en begrunnelse. Linjen blir stående gjennomstreket, og saldoen regnes ut på nytt uten den.
Ofte stilte spørsmål
Bør jeg bare rette saldoen når den er feil?
Helst ikke. Et rettet tall fjerner sporet av hva som var feil. Før heller en justering med dato og begrunnelse, slik at neste kontroll kan se hvorfor tallet endret seg.
Hvor ofte bør jeg kontrollere familiekontoene?
En kort gjennomgang hver måned, før du sender kontoutskrifter, fanger de fleste feil mens du fortsatt husker hva som skjedde de ukene.
Kan foreldrene selv se hvordan saldoen er regnet ut?
I Lessonbook får familien en skrivebeskyttet lenke der hver krone står på en datert linje, med løpende saldo etter hver linje.